Муниципалитет Научно-популярный журнал

9 (107) 30 Сентября 2020

ISBN 1694-7053
Регистрационный номер Свидетельства
о регистрации средства массовой информации 1785

dpi

Муниципалитет - это триединство территории, живущего на ней населения и
органа местного самоуправления

О Типовой инструкции по делопроизводству

2020-06-08 / Новости Законодательства

Нуржан МАМЫРАЛИЕВА, юрист Проекта ГГПОМСУ для Союза МСУ и Института политики развития

Постановление Правительства КР «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике» от 3 марта 2020 года, № 120.

В целях совершенствования организации делопроизводства в учреждениях и организациях Кыргызской Республики и обеспечения документооборота с использованием современных информационных технологий, Правительством КР утверждена новая редакция Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике. Принятым Постановлением Правительства КР министерствам, государственным комитетам, административным ведомствам, местным государственным администрациям, органам местного самоуправления (по согласованию), государственным и муниципальным предприятиям и учреждениям поручено:

  • осуществлять ведение делопроизводства в соответствии с Типовой инструкцией;
  • предусмотреть в структуре учреждения подразделение с функцией службы делопроизводства, включающее должность работника, ответственного за архив учреждения, в пределах штатной численности. Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики и его территориальным органам поручено оказывать министерствам, государственным комитетам, административным ведомствам, местным государственным администрациям, органам местного самоуправления (по согласованию), организациям и предприятиям, независимо от формы собственности, методическую помощь по организации делопроизводства и практическому применению Типовой инструкции. Также установлено, что разработчики пособий по делопроизводству обязаны согласовывать их с Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики. Глава 5 Типовой инструкции описывает особенности работы с электронными документами: «80. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в единой системе электронного документооборота (далее – ЕСЭД). Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД.

81. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

82. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов в ЕСЭД учреждения могут использовать способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

83. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с единой типовой номенклатурой дел ЕСЭД. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы, после их исполнения, подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов, на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем учреждения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению в автоматизированном режиме, в соответствии с перечнем управленческих документов, с указанием сроков хранения.

84. При получении подтверждения (установления) подлинности электронной подписи с использованием средств электронной подписи, после проведения процедуры проверки электронной подписи (далее – положительный результат проверки подлинности, электронной подписи), электронный документ подлежит первичной обработке в автоматизированном режиме.

85. Первичная обработка электронного документа в ЕСЭД осуществляется в автоматизированном режиме и включает проверку всех реквизитов электронного документа.

86. После завершения проверки всех реквизитов и целостности электронного документа в автоматизированном режиме, сотрудник службы делопроизводства регистрирует электронный документ, после чего электронному документу в ЕСЭД в автоматизированном режиме присваивается входящий регистрационный номер.

87. Для систематизации и обеспечения учета документов, при присвоении входящего регистрационного номера, используется Государственный классификатор органов управления, утверждаемый Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

88. После присвоения электронному документу входящего регистрационного номера, в ЕСЭД в автоматизированном режиме делается отметка, с указанием входящего регистрационного номера электронного документа, даты регистрации, исходящего регистрационного номера, сведений об отправителе (исполнителе/ях и лице, подписавшем электронный документ).

89. Электронный документ является не полученным, если в ЕСЭД в автоматизированном режиме не указаны сведения, предусмотренные пунктом 88 настоящей Типовой инструкции.

90. Перед отправкой электронного документа в автоматизированном режиме проводится проверка правильности его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной подписи.

В случае если в ходе процедуры проверки в автоматическом режиме выявлено несоответствие электронной подписи, электронный документ не отправляется.

91. Ведение учета и контроля исполнения электронных документов в ЕСЭД осуществляется в автоматизированном режиме, путем рассылки напоминаний исполнителям, с соответствующей цветовой маркировкой.

92. Сроки исполнения электронных документов в ЕСЭД соответствуют срокам исполнения бумажных документов.

93. Электронные документы временного срока хранения хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных подписей под соответствующими электронными документами. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивных учреждений, перед подписанием электронных документов, для которых в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянного срока хранения), преобразуют общую часть электронного документа (включая все приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

94. Датой исполнения электронного документа считается дата формирования электронной подписи электронного документа».